GGD Zuid-Limburg gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. De bescherming van persoonsgegevens is een essentieel onderdeel van onze bedrijfsvoering. Wij houden ons daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en verwerken jouw persoonsgegevens op een transparante en verantwoorde manier.

In deze privacyverklaring informeren wij je over welke persoonsgegevens wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke, hoe wij deze verzamelen en voor welke doelen wij deze gebruiken. Daarnaast informeren wij je over jouw rechten als betrokkene. Deze verklaring is van toepassing op iedereen die deelneemt aan het onderzoek ‘Uw mening over de GGD Gezondheidsvragenlijst'. 

GGD Zuid-Limburg verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke de volgende persoonsgegevens vanwege het onderzoek naar een Gezondheidsvragenlijst: 

• Naam en handtekening (vanwege toestemmingsverklaring);
• Opname stem (ten behoeve van het maken van een transcriptie);
• Een code waardoor de onderzoeker een link kan leggen tussen jouw naam en de transcriptie;
• De inhoud van de gegeven antwoorden bij het vraaggesprek.

Grondslag voor verwerking

We mogen jouw persoonsgegevens alleen verwerken als hier een goede reden voor is, dit wordt de grondslag genoemd. Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor het onderzoek naar een Gezondheidsvragenlijst alleen op basis van grondslag ‘toestemming’.
 

De inhoud van de door jouw gegeven toestemming kun je vinden op het toestemmingsformulier. Ben je deze kwijt? Op de volgende manier kun je een kopie opvragen: Stuur een mail naar gwenda.engels@ggdzl.nl.

Je kunt jouw toestemming altijd weer intrekken. Dat kun je doen door een email te sturen aan GenOprojectmedewerkers@ggdzl.nl. Als je je toestemming intrekt dan zullen we stoppen met de verwerking waarvoor je toestemming hebt gegevens. De intrekking van de toestemming werkt niet terug in de tijd: verwerkingen die voorafgaand aan de intrekking van de toestemming zijn gedaan worden niet teruggedraaid.

Doel van verwerking

Naast een grondslag hebben we ook altijd een doel bij een verwerking van persoonsgegevens. In dit geval is dat het doen van onderzoek met het doel om meer inzicht te krijgen waarom inwoners van Nederland wel of niet mee doen wanneer ze worden uitgenodigd om een vragenlijst in te vullen over gezondheid, welzijn en leefstijl. 

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij die persoonsgegevens hebben verzameld of om aan wet- en regelgeving te kunnen voldoen. 

In dit geval is de periode waarin we jouw persoonsgegevens bewaren als volgt: 

• De audio-opname: vernietiging uiterlijk 31 januari 2027;
• De toestemmingsverklaring: vernietiging uiterlijk 31 augustus 2031
• Transcriptie van het gesprek: vernietiging uiterlijk 31 augustus 2031

Het rapport met de onderzoeksresultaten bevat geen persoonsgegevens. Hierop is geen maximale bewaartermijn van toepassing.

Wellicht bewaren we de gegevens langer. Maar dat mag alleen als u daar (aanvullende) toestemming voor geeft, of als we dit wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld als dit nodig is voor een rechtszaak of voor het innen van vorderingen/claims.

Het transcriberen van de audio-opname en het bewerken van die transcriptie gebeurt door de onderzoeker die het vraaggesprek met jou heeft gevoerd bij GGD Zuid-Limburg. Het onderzoek vindt plaats in samenwerking met alle GGD’en in Nederland. De analyse van de resultaten van de onderzoeksgroep waartoe jij behoort, vindt mogelijk bij een andere GGD plaats. Dat wil zeggen dat de onderzoeker de transcriptie van het gesprek doorstuurt voor analyse naar die andere GGD. 

Deze andere GGD weet niet wie jij bent. In de transcriptie die wordt doorgestuurd zijn geen persoonsgegevens opgenomen. De andere GGD weet niet welke deelnemer er bij de code hoort die is toegekend aan de transcriptie. Jouw persoonsgegevens worden alleen verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). 

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wanneer er een wettelijke uitzondering van toepassing is, is het uitoefenen van deze rechten niet in alle gevallen mogelijk. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer jouw rechten botsen met die van anderen of als de wet ons verplicht bepaalde persoonsgegevens te bewaren. In een dergelijk geval laten we je zo snel mogelijk weten waarom we jouw verzoek niet (volledig) kunnen uitvoeren.

Recht op informatie

Je hebt het recht om begrijpelijke informatie te krijgen over wat we met jouw persoonsgegevens doen. En met welk doel. Dit kan op verschillende manieren zoals via deze privacyverklaring, maar bijvoorbeeld ook met een informatiefolder.

Recht op inzage en correctie

Je hebt het recht om een inzageverzoek te doen. Dit betekent dat je ons mag vragen of wij persoonsgegevens over jou verwerken, en waarom. Ook kun je ons vragen om jouw persoonsgegevens te corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn, of om ze te laten aanvullen als ze onvolledig zijn. Denk hierbij aan het corrigeren van een verkeerd gespelde achternaam.

Recht op vergetelheid en verwijderen

Je hebt recht op verwijdering van je persoonsgegevens als een van de volgende redenen van toepassing is:

a. We hebben jouw persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor we ze hebben bewaard en verwerkt;

b. Je hebt ons eerder toestemming gegeven om jouw persoonsgegevens te bewerken, maar je trekt deze toestemming in. En we hebben geen andere reden (meer) om de persoonsgegevens te verwerken;

c. Je maakt bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. En jouw belang weegt zwaarder dan dat van GGD Zuid-Limburg;

d. GGD Zuid-Limburg mocht jouw persoonsgegevens niet gebruiken;

e. Op grond van de wet waren wij al verplicht jouw persoonsgegevens te wissen.

Recht om de verwerking te beperken

Je kunt ons verzoeken om tijdelijk te stoppen met het verwerken van jouw persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld wanneer je een verzoek hebt ingediend om jouw persoonsgegevens aan te passen, maar nog geen antwoord van ons hebt ontvangen. Met dit verzoek vraag je ons om de verwerking tijdelijk stop te zetten. In de volgende gevallen heb je het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens:

a. In de periode die GGD Zuid-Limburg nodig heeft om vast te stellen of jouw persoonsgegevens gecorrigeerd moeten worden;

b. Als wij de persoonsgegevens niet hadden mogen gebruiken, maar je niet wil dat die persoonsgegevens worden gewist;

c. Of in de periode dat je bezwaar hebt gemaakt tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens maar nog geen reactie van ons hebt ontvangen.

Wanneer je gebruik maakt van het recht op beperking, dan mogen we alleen in de volgende situaties jouw persoonsgegevens verwerken;

a. Wanneer je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken;

b. Wanneer de persoonsgegevens nodig zijn voor een rechtszaak;

c. Wanneer de persoonsgegevens nodig zijn om de rechten van anderen te beschermen.

Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit)

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die je met ons hebt gedeeld weer terug te krijgen of door te laten sturen naar een andere partij. Dit recht is van toepassing op de persoonsgegevens die wij verwerken met jouw toestemming. Daarnaast geldt het alleen voor de persoonsgegevens die wij digitaal bewaren, niet voor informatie die alleen op papier staat.

Recht van bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens die plaatsvindt op basis van een gerechtvaardigd belang van GGD Zuid-Limburg In dat geval zullen wij jouw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Toestemming

Heb je ons toestemming gegeven om je persoonsgegevens te verwerken? Dan heb je altijd het recht om deze toestemming weer in te trekken. Wij zullen de verwerking dan stoppen. Het intrekken van de toestemming werkt niet terug in de tijd. Wat we dus al eerder over je verwerkten, blijft bestaan.

Je kunt jouw rechten uitoefenen door een verzoek te sturen. Zo’n verzoek kan eenvoudig via onze website ingediend worden op https://www.ggdzl.nl/over-de-ggd/privacy-en-persoonsgegevens/uw-dossier/.

Om je zo goed mogelijk te kunnen helpen, is het van belang dat een verzoek duidelijk en specifiek geformuleerd is. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft voorbeeldbrieven voor verzoeken opgesteld die je via deze link kunt inzien. Waar nodig kunnen wij, voordat wij kunnen ingaan op jouw verzoek, controlevragen stellen of aanvullende informatie vragen om je te identificeren.

Wij reageren binnen één maand inhoudelijk op je verzoek. In uitzonderlijke situaties, zoals bij zeer complexe verzoeken of een groot aantal aanvragen, kan de reactietermijn worden verlengd tot drie maanden. Ook in dat geval ontvang je binnen één maand bericht waarin wordt uitgelegd waarom meer tijd nodig is.

Beveiliging van jouw persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij handhaven beveiligingsmaatregelen volgens de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen (waaronder fysieke, technische, elektronische en administratieve maatregelen) die geschikt zijn om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, misbruik en/of ongeautoriseerde toegang. Deze maatregelen zijn opgenomen in ons informatiebeveiligingsbeleid.

De technische beveiligingsmaatregelen bestaan bijvoorbeeld uit het versleutelen van persoonsgegevens, het inregelen van autorisaties van medewerkers en toegangscontroles tot computersystemen. Daarnaast zorgen wij ervoor dat onze medewerkers zijn getraind op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Met onze leveranciers zijn ook afspraken gemaakt omtrent geheimhouding en beveiliging.

Binnen GGD Zuid-Limburg hebben medewerkers alleen toegang tot uw persoonsgegevens wanneer zij deze vanwege hun functie ook echt nodig hebben. Op bepaalde ICT-systemen vindt ook logging en monitoring plaats, wat betekent dat afwijkend gedrag kan worden onderzocht. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring en onze interne gedragscode digitale middelen ondertekend.

Wij voeren regelmatig risicoanalyses uit en bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Wij nemen geen beslissingen over u die volledig door een geautomatiseerd systeem worden genomen. Dat betekent dat er altijd een mens meekijkt bij het nemen van beslissingen.

Ben je het niet eens met de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan en komen wij er samen niet uit? Dan kun je bij ons een klacht indienen via het klachtenformulier op de website, dan wel mondeling of schriftelijk via de contactgegevens. Het klachten formulier en de contactgegevens kun je hier vinden: https://www.ggdzl.nl/over-de-ggd/wetgeving-en-beleid/klachten/.

Je kunt ook contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van GGD Zuid-Limburg. Stuur dan een e-mail naar: functionarisap@ggdzl.nl.

Heb je een klacht ingediend? En ben je niet tevreden over hoe wij jouw klacht hebben afgehandeld, dan kun je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) om daar een klacht in te dienen. Dat kan via de website: Een tip of klacht indienen bij de AP | Autoriteit Persoonsgegevens. 
 

Je kunt ons ook een brief schrijven. Ons (post)adres is:

GGD Zuid-Limburg
Het Overloon 2 
6411 TE Heerlen